Si documenta con precisión las lecciones aprendidas durante el ciclo de vida de su proyecto, podrá aprender de sus errores y compartir esos hallazgos con otros gestores de proyectos.

Las lecciones aprendidas se dividen en cinco pasos: Identificar, Documentar, Analizar, Almacenar y Recuperar. 

¿Qué son las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos?  En cada proyecto se aprende algo nuevo, pero una sesión de lecciones aprendidas garantiza la captura y codificación de esa información para compartirla con otros equipos. Cuando se llevan a cabo lecciones aprendidas y se crea un informe de lecciones aprendidas, se está produciendo un documento que todo el equipo del proyecto puede utilizar para mejorar futuros proyectos. 

Las lecciones aprendidas documentadas pueden transmitirse a otros gestores de proyectos que lleven a cabo iniciativas similares o ser utilizadas por miembros del equipo que se estén iniciando en proyectos parecidos. Compartir las lecciones aprendidas entre equipos es una forma estupenda de evitar que se repitan los mismos errores. No sólo puedes aprender de los errores de tu proyecto: con un informe de lecciones aprendidas, todos los demás también pueden aprender de ellos. 

Puede registrar las lecciones aprendidas en cualquier momento del proyecto. De hecho, dependiendo de la complejidad del proyecto, es posible que desee llevar a cabo una sesión de lecciones aprendidas al final de cada fase de gestión del proyecto, con el fin de capturar la información cuando todavía está fresca. De este modo, podrá evaluar lo que ha ido bien, lo que ha ido mal y lo que puede aprender de ello. 
Lo importante es captar la información y compartirla con todos. Se llame como se llame, el objetivo es realizar al menos una sesión de lecciones aprendidas por proyecto.

5 pasos de las lecciones aprendidas 

Si acaba de empezar con las lecciones aprendidas, utilice estos cinco pasos para asegurarse de que está capturando, documentando y compartiendo con precisión la información del proyecto de forma que todo el mundo pueda acceder a ella. 

1. Identificar.

Aquí es donde se identifican las lecciones aprendidas del proyecto para documentarlas en el segundo paso. La fase de identificación consta de tres pasos: 

Paso 1: Enviar una encuesta sobre las lecciones aprendidas Inmediatamente después de finalizar el proyecto -o al final de una fase importante del proyecto en el caso de iniciativas de mayor envergadura-, envíe una encuesta sobre las lecciones aprendidas a todos los miembros del equipo del proyecto. De este modo, captará la información cuando aún esté fresca en la mente de todos. A continuación, agregue esa información para obtener una visión general de lo que todos han aprendido del proyecto. 
La encuesta sobre las lecciones aprendidas es una de las partes más importantes del proceso. A continuación encontrará una plantilla que puede utilizar. Esta encuesta suele ser general para cualquier proyecto, aunque puede adaptar las preguntas a las necesidades de su proyecto. 

Paso 2: Programe la sesión de lecciones aprendidas. Antes de la sesión de lecciones aprendidas, seleccione un moderador. Lo ideal es encontrar un facilitador que no sea el director del proyecto, para que los miembros del equipo se sientan cómodos hablando libremente. Pida al jefe del equipo o a un miembro del equipo adyacente que dirija la sesión. 
Después de programar la sesión de lecciones aprendidas, el facilitador comparte cualquier información de lectura previa para asegurarse de que los miembros del equipo del proyecto están en la misma página. Esto podría incluir volver a compartir la documentación de planificación del proyecto, como el plan o los objetivos del proyecto. Dependiendo de la complejidad del proyecto, también se podría compartir una cronología del proyecto y de los logros. 

Paso 3: Realización de la encuesta sobre las lecciones aprendidas Además de la encuesta sobre las lecciones aprendidas, organice una sesión de intercambio de ideas en directo para todos los miembros del equipo. Esta es una oportunidad para que los miembros del equipo amplíen sus lecciones aprendidas. En concreto, hay tres preguntas principales que deben plantearse durante la sesión de lluvia de ideas sobre las lecciones aprendidas: 
- ¿Qué salió bien? 
- ¿Qué falló? 
- ¿Qué se podría mejorar? 

2. Documentar. 

El principal objetivo de una sesión de lecciones aprendidas es compartirlas con todo el equipo. Planifique la creación de un informe detallado de las lecciones aprendidas con toda la información del proyecto y las notas del debate, así como un resumen ejecutivo de las lecciones aprendidas para que lo revisen las partes interesadas pertinentes del proyecto. 
Formato de un informe de lecciones aprendidas Resumen ejecutivo
Resumen de las conclusiones
Encuesta(s) sobre las lecciones aprendidas
Recomendaciones detalladas
Creación de una plantilla de documentación del proyecto 

3. Analizar. 

Analice y aplique las lecciones aprendidas para que otros equipos y proyectos futuros puedan beneficiarse de ellas. Esto es especialmente relevante si está llevando a cabo una sesión de lecciones aprendidas a mitad de proyecto. Analice la información de la encuesta sobre las lecciones aprendidas para mejorar eficazmente su proyecto en las fases siguientes. Alternativamente, si está llevando a cabo una sesión de lecciones aprendidas al final de un proyecto, utilice la fase Analizar para recoger ideas y oportunidades antes de comenzar su próximo proyecto. 

4. Almacenar. 

Almacene las lecciones aprendidas en un repositorio central al que todos puedan acceder, como una herramienta de gestión de proyectos. Con una fuente central de la verdad, como líderes del proyecto pueden acceder a la información compartida para prepararse mejor para sus proyectos. 

5. Recuperar. 

Si está ejecutando un proyecto similar, busque un informe de lecciones aprendidas de un proyecto anterior para evitar cometer los mismos errores de un proyecto anterior. Estos informes deben compartirse en una fuente central de verdad que todos los jefes de proyecto puedan revisar antes de iniciar el proceso de planificación del proyecto.