Comment utiliser la gestion des connaissances pour renforcer l'impact d’évaluations sur le développement des petites exploitations agricoles ?

Nema Chosso project

Comment utiliser la gestion des connaissances pour renforcer l'impact d’évaluations sur le développement des petites exploitations agricoles ?

Chers membres d'EvalForwad, 

La gestion des connaissances et l'évaluation sont des pratiques interdépendantes qui se nourrissent mutuellement. 

Au projet Nema Chosso (National Agricultural Land and Water Management Development) en Gambie, où je travaille, nous avons une unité de planification, de suivi et d'évaluation comprenant deux spécialistes en S&E, un responsable des données ainsi qu'un certain nombre d'assistants de terrain répartis dans les régions/sites d'intervention du projet. Nous avons également une unité de gestion des connaissances et de communication, dirigée par un responsable. 

J'ai été désigné comme point focal pour conduire les efforts de documentation et de capitalisation des principaux succès et enseignements, afin de les utiliser pour développer des produits de connaissance autour des interventions de résilience climatique et veiller à ce qu'ils soient publiés dans la presse locale et les réseaux sociaux. Vous trouverez ci-joint deux produits que nous avons développés avec l'assistance technique de la West Africa Rural Foundation (WARF), une ONG internationale basée à Dakar : (1) Produit de connaissance et (2) Histoires de résultats (en anglais). 

Depuis que j'ai entrepris ce rôle de point focal, mon expérience est que la gestion des connaissances et la communication sont essentielles à l'évaluation, en particulier quand il s’agit de communiquer les résultats des évaluations, y compris la promotion des leçons apprises, pour informer la prise de décision et la planification. 

Cependant, malgré l'importance de ce rôle, je trouve que soit les termes de référence de ce responsable sont trop vagues dans la description des responsabilités clés du poste et la mesure de l'efficacité, soit que les responsables de la gestion des connaissances et de la communication ont des capacités limitées dans ces domaines. 

L’essence de mon enquête est la suivante : 

  • Comment vos projets, programmes et organisations utilisent-ils la gestion des connaissances et le S&E, en termes d'organigramme et de relations de travail entre les deux ? En d'autres termes, comment la gestion des connaissances et le S&E s'appliquent-ils à votre lieu de travail ? 
  • J’apprécierais tout échange d’expérience sur les questions de renforcement des capacités et sur la façon dont elles peuvent être traitées. 

Cordialement, 

Paul 

Cher Ravinder Kumar,

Je vuos remercie de vos réflexions sur les approches proposées pour mieux utiliser la gestion des connaissances dans l'évaluation et vice-versa. Vous avez raison de dire qu'il y a des défis clés à relever pour réussir les efforts d'harmonisation proposés.

Je pense qu'il est fondamental d'apprécier la signification et l'objectif de la gestion des connaissances au sein d'une organisation ou d'une unité de projet/programme, et j'aime beaucoup la façon dont Davenport & Prusak (1998) l'ont formulé : Ils définissent le savoir comme "un mélange fluide d'expériences encadrées, de valeurs, d'informations contextuelles et de points de vue d'experts qui fournit un cadre pour évaluer et intégrer de nouvelles expériences et informations". Cette définition présente clairement une relation inextricable entre la gestion des connaissances et l'évaluation. L'objectif de la gestion des connaissances est de "...fournir un cadre pour l'évaluation et l'intégration de nouvelles expériences et informations". En tant que telle, la gestion des connaissances est essentielle au suivi et à l'évaluation, et l'inverse est également vrai. Comme vous l'avez dit à juste titre, les données d'évaluation peuvent être utilisées par la gestion des connaissances pour traiter les connaissances de l'organisation.

Dans le cadre du financement progressif de la résilience climatique des projets Nema Chosso, financés par le guichet du FIDA consacré au programme d'adaptation pour les petites exploitations agricoles (ASAP), nous sommes tenus d'élaborer des produits du savoir sur les meilleures pratiques, approches et expériences en matière de mise en œuvre des initiatives d'adaptation au changement climatique, dont l'une a été partagée dans ma première intervention.

Comment avons-nous développé lesdits produits de connaissance ? Sur la base de données quantitatives sur les interventions (portée et taille du programme), le suivi et l'évaluation ont permis d'identifier les principaux partenaires de mise en œuvre, les parties prenantes et les bénéficiaires des interventions sélectionnées, telles que la restauration des mangroves, les boisés et l'agroforesterie, les structures de fabrication de compost, etc. L'objectif était de partager les expériences, les attentes, les principales réussites et les défis. Les participants ont été regroupés en fonction de leurs interventions (bénéficiaires, partenaires de mise en œuvre et parties prenantes de chaque activité) pour échanger et présenter leurs principales conclusions sur chacun des thèmes : expériences, attentes, principaux succès et défis et leçons apprises. L'activité suivante consistait à identifier les principaux bénéficiaires et les sites d'intervention pour la collecte de données qualitatives de suivi, qui ont été enregistrées sur vidéo à l'aide d'un questionnaire préparé. Cette tâche a été réalisée en partenariat avec le responsable de la gestion des connaissances. Les résultats de ces deux exercices ont ensuite été compilés et traités en de courts récits accompagnés de photos, tels qu'ils ont été présentés. La gestion des connaissances a ensuite eu pour tâche de diffuser la publication auprès du public cible en utilisant les canaux de communication appropriés, comme cela aurait été défini dans la gestion des connaissances et la stratégie de communication du projet. Je vous encourage à lire la publication Knowledge Product déjà partagée.

Il s'agit d'un cas où la gestion des connaissances et l'unité de S&E ont travaillé en étroite collaboration et ont abouti à un résultat positif. Je pense que c'est possible si les parties prenantes comprennent et apprécient la signification et l'objectif de la gestion des connaissances et du S&E, du point de vue discuté. Oui, les deux sont différents en termes de rôles et de compétences ; cependant, leurs objectifs finaux se complètent l'un l'autre. Les processus de développement des produits de gestion des connaissances nécessitent également l'apport du S&E, comme cela a été discuté. Pour que ce changement se produise, je pense qu'il devrait commencer dès la conception et être bien articulé dans le PIM ou le POM et la gestion des connaissances et la stratégie d'évaluation du projet pour guider la mise en œuvre. Comme c'est toujours le cas, la volonté politique est essentielle pour assurer sa mise en œuvre sans heurts, notamment en soutenant les initiatives de renforcement des capacités pour garantir que non seulement l'unité de gestion des connaissances et de S&E, mais aussi le reste du projet et ses principales parties prenantes, soient mis au pas avec la nouvelle dispense.

Encore une fois, merci de nous faire part de vos réflexions. J'espère que ce commentaire supplémentaire contribuera à faire avancer la discussion.

Paul

Davenport, T.H. and Prusak, L., (1998), Working knowledge: How organizations manage what they know. Harvard Business Press.

 

 

 

 

Chers Paul et Bassirou,

Merci d'avoir soulevé des questions très pertinentes. Dans ma pratique de l'évaluation, j'ai vu la gestion des connaissances comme ne faisant pas partie de la programmation ou comme travaillant séparément (ou devrais-je dire "à distance", le slogan actuel !) de la fonction de S&E, les jumeaux communiquant à peine entre eux. J'espère et je souhaite le succès de votre initiative/expérience visant à les regrouper au sein d'une seule unité ou à initier une forme de convergence. Comme vous le reconnaissez tous les deux, la gestion des connaissances et le S&E ont des rôles différents et des compétences requises différentes. Des synergies sont possibles, mais les tensions sont inévitables. La manière dont elles sont gérées dans un processus d'intégration déterminera son succès et son efficacité.  Il va sans dire qu'une répartition cohérente des rôles et des lignes de communication claires entre les différents membres de l'"unité unique" seraient la clé du succès. D'autant plus que les données de suivi et d'évaluation sont susceptibles d'alimenter les processus de gestion des connaissances. Parfois, la gestion des connaissances est sélective en termes de communication de certains éléments de suivi et d'évaluation, ce qui peut également créer des points de friction pour les membres de l'équipe de suivi et d'évaluation indépendants. Parfois, la gestion des connaissances exige des "histoires de réussite" de la part des équipes de S&E et des programmes. Inversement, pour une équipe de suivi et d'évaluation et un programme, la fonction de gestion des connaissances est cruciale pour l'adoption et le changement de comportement (généralement des résultats au niveau des résultats), et on s'attend donc à ce que la gestion des connaissances ait les capacités nécessaires pour relayer les preuves par le biais d'infographies conviviales et d'autres outils, en utilisant les médias traditionnels, sociaux et nouveaux pour mieux atteindre le public cible. En outre, une équipe de programme et de suivi et d'évaluation s'attendrait à ce que la communication soit cohérente et continue afin d'accroître la durabilité des messages et de maintenir la dynamique de l'adoption du programme. La gestion des connaissances peut percevoir cette attente comme quelque peu exagérée et les tensions qui en découlent doivent donc être gérées. Je suis sûr que vous êtes conscient de tous ces problèmes et que vous êtes en bonne voie pour parvenir à une convergence raisonnablement harmonieuse de la gestion des connaissances et du S&E, ce qui n'en constitue pas moins un défi.

Je vous remercie et vous souhaite bonne chance,

Ravi

M. Diagne Bassirou,

Merci de partager votre expérience sur la façon dont la gestion des connaissances et le S&E fonctionnent ensemble pour faire avancer l'objectif ultime des projets qui est de produire des résultats et de communiquer ces résultats au plus grand nombre possible de parties prenantes, de bénéficiaires et de public.

Votre proposition d'organiser la gestion des connaissances et le suivi et l'évaluation au sein d'une seule unité est admirable. Dans le cadre de mon projet, Nema Chosso, les deux fonctions relèvent d'unités distinctes et nous en avons tiré quelques leçons. Les fonctions de gestion des connaissances et de communication sont attribuées à un seul officier, ce qui s'est avéré inefficace car les capacités de gestion des connaissances d'une part, et de communication d'autre part, nécessitent des compétences différentes. Si l'officier est relativement fort en matière d'apprentissage, il n'est pas aussi fort en matière de capitalisation de ce qui est appris et n'est pas non plus très compétent pour communiquer les leçons et les bonnes pratiques.

C'est là que l'équipe de projet doit revenir à l'équipe de S&E, avec l'assistance technique d'un consultant spécialiste en S&E, gestion des connaissances et communications pour l'aider. Comme leçon apprise, le système de S&E pour un projet de suivi de Nema Chosso est conçu pour fusionner les deux unités en une seule, avec des dispositions pour engager un partenaire technique spécialisé pour soutenir les communications.

Je tiens également à apprécier votre suggestion selon laquelle le travail de gestion des connaissances & communications nécessite de larges consultations et un engagement de tous les membres de l'équipe du projet. Je tiens à ajouter que l'engagement et l'implication des principaux partenaires et bénéficiaires sont également essentiels pour obtenir les données et informations qualitatives nécessaires à des résultats, une planification et une prise de décision fondés sur des preuves.

Cher Paul,

Merci pour cet échange très apprécié.

Je suis un agent national de suivi et évaluation et de gestion des connaissances au Sénégal et peut-être que ma petite expérience peut apporter quelques réponses aux deux questions. De nouveaux profils émergent et se développent qui combinent ces deux missions et ce, parce que la relation étroite entre ces deux fonctions est d’avantage prouvée.

Le projet GAFSP MMI (Global Agriculture and Food Security Program Missing Middle Initiative) pour lequel je travaille est un projet pilote. Les fonctions de S&E et de gestion des connaissances sont importantes pour le traitement des données, la capitalisation et les ateliers sur les leçons apprises. Dans ce projet, la gestion des connaissances est un travail participatif qui inclut les membres de l'unité de coordination : après la mission de coordination, notre objectif est de décider, sur la base des enseignements tirés et de la capitalisation des connaissances, s'il faut ou non intensifier l'initiative pilote et de quelle manière. 

Dans le cas de programmes ou de plans plus importants composés de nombreuses composantes, vous devez créer un département de S&E et de gestion des connaissances avec une équipe composée du chef d'équipe, du responsable du S&E pour la gestion des données, du responsable du S&E pour la gestion des connaissances et d'un responsable du S&E pour la communication des données. D'autres options et formats pour la composition de l'équipe sont possibles en fonction du type d'organisation.

Bassirou